11.2 Digitale Kommunikation Kollegium

11.2 Digitale Kommunikation Kollegium
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Klar strukturierte Kommunikationswege auf der Ebene Kollegium/Schulteam entlasten das Schulteam und vermitteln Sicherheit. Im Rahmen der internen Kommunikation nutzen wir neben analogen auch verstärkt digitale Kommunikationswege wie E-Mail. Dabei halten wir die formulierten Kommunikationsregeln ein. Mitarbeitende der Schule Musterhausen behandeln personenrelevante Daten mit der nötigen Sorgfalt. Besondere Sorgfalt gilt dem Umgang mit Informationen zu einzelnen Lernenden (Personendaten und besondere Personendaten). 

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Vorgehen

Die Arbeitsgruppe Medien und ICT stellt zusammen mit der Schulleitung und/oder der Person, die für die Kommunikation verantwortlich ist, sicher, dass das Thema Kommunikation auf der Ebene der Mitarbeitenden thematisiert wird.  Die genutzten digitalen Kommunikationsmittel werden vorgestellt und im Hinblick auf die Nutzung im Rahmen von schultypischen Situationen beschrieben. Bestehende Vereinbarungen und Guidelines werden überprüft, bei der Einrichtung von neuen Kanälen werden entsprechende Guidelines entwickelt.  

Erläuterungen & Hintergrundinformationen

Funktionierende, verlässliche Kommunikationswege sind auf der Ebene Kollegium zwingend notwendig. Schülerinnen und Schüler werden in der Regel von mehreren Lehrpersonen betreut. Die Förderung und Begleitung der Lernenden erfordert einen Dialog aller an der Schule beteiligten Personen. Dies stellt hohe Ansprüche an die Kommunikation und deren Kanäle.  

Digitale Technologien spielen insbesondere für die Information und den Austausch im Schulhausteam sowie damit zusammenhängend für das Wissensmanagement und die Ablage von Informationen und Dokumenten eine Rolle. 

Dabei ist zu beachten, dass in der Schule die Daten oft sensibel sind. Dies bedeutet, dass die Handhabung dem Informations- und Datenschutzgesetz IDG genügen muss. Dies betrifft nicht nur Berichte über Lernende, sondern auch Notenblätter oder sogar ihre Bewerbungsschreiben. 

1. Information/Kommunikation im Schulhausteam 

Digitale Kommunikation von Person zu Person 

Die digitale Kommunikation zwischen zwei Lehrpersonen kann über verschiedene Kanäle stattfinden. Die Wahl des Kommunikationskanals wird beeinflusst durch die Verfügbarkeit der Geräte (Telefon, Handy, Computer) resp. der zur Verfügung stehenden Dienste und Programme (Teams, Chat, E-Mailadresse u.a.). 

Für Mitteilungen, die dringend sind oder einen mündlichen Austausch erfordern, werden synchrone Kommunikationsmedien wie Festnetztelefon, Handy oder Internettelefonie (z.B. Skype) eingesetzt. Für dringende Kurzmitteilungen kann auch ein interner Textchat verwendet werden (Bsp. Teams). 

Für einen Austausch, der nicht zeitnah geführt werden muss, kann zum Beispiel E-Mail eingesetzt werden. Dies bietet sich auch dann an, wenn die Nachvollziehbarkeit und Verbindlichkeit des Austausches wichtig ist, da den Beteiligten ein schriftlicher Verlauf vorliegt. 

Die Form der Kommunikation (locker oder formal) wird durch die Art der Mitteilungen oder des Geschäfts beeinflusst. 

Mögliche Vereinbarungen 

  • Bei dringenden und komplexen Themen wird der direkte Kontakt oder ein Kontakt 
    per (Internet-)Telefon gesucht. 

  •  Verbindliche Abmachungen werden in schriftlicher Kurzform per Mail übermittelt oder bestätigt. 

  •  … 

Kommunikation auf der Ebene Schulhausteam 

Für die Regeln der Kommunikation auf Ebene Schulteam ist in erster Linie die Schulleitung verantwortlich. Sie gibt die Kommunikationswege und Verbindlichkeiten vor. Sie bestimmt die Art der Sitzungsvorbereitung, der Sitzungsleitung und Protokollierung der Ergebnisse. 

Auf dieser Ebene sind die Reservationen von Räumen, Videos, Beamern u.a.m. zu vereinbaren. Ob dies mittels ausgedruckter Listen oder über ein digitales Reservationssystem erfolgt, entscheidet das Kollegium zusammen mit der Schulleitung. Wichtig ist, dass Doppelspurigkeiten vermieden werden. Das digitale System hat den Vorteil, dass die Reservierungen auch vom Schulzimmer oder von zu Hause aus gemacht werden können. Dies bedingt jedoch, dass den Lehrpersonen jederzeit an verschiedenen Orten Computer mit Netzanschluss zur Verfügung stehen. 

Kommunikation auf der Ebene Schulgemeinde  

Der grösste Teil der Kommunikation mit der Schulpflege wird über die Schulleitung erfolgen. Dabei orientiert sich die Kommunikation an den Gepflogenheiten in der Geschäftswelt. 

Mögliche Vereinbarungen: 

  • Für Abklärungen und kurze Anfragen ist der telefonische Kontakt geeignet. 

  • Wichtige Entscheide werden in einer kurzen, schriftlichen Notiz festgehalten. Die schriftliche Kommunikation kann mit E-Mail erfolgen (siehe auch «Sieben goldene E-Mail-Regeln»). 

  • Personen, die in einer E-Mail genannt oder angesprochen werden, werden in der Regel durch den Eintrag ihrer E-Mailadresse im «CC» in Kenntnis gesetzt. 

  • Werden personenrelevante oder sensible Daten kommuniziert, kann ein Ausdruck der direkt angesprochenen Person übergeben werden. 

2. Wissensmanagement / Ablage von Informationen und Dokumenten 

Sitzungen und Besprechungen belasten das Zeitbudget von Lehrpersonen zunehmend. Demzufolge sollen Sitzungen so wenig als möglich und so häufig wie nötig einberufen werden. Es soll auf einen klar strukturierten Ablauf und auf einen einfachen Zugang zu den benötigten Sitzungsunterlagen geachtet werden. 

Sitzungsunterlagen und -protokolle müssen auf einem vereinbarten Weg zur Verfügung gestellt werden. Für die Unterlagen kann eine Hol- oder Bringschuld vereinbart werden. Bei Holschuld der Lehrpersonen wird vereinbart, wann und wo Unterlagen abgeholt werden können und müssen. Bei Bringschuld wird abgemacht, wann die Unterlagen den Lehrpersonen auf welchem Weg zugestellt werden. 

Digitale Technologien können den Prozess des Austausches erleichtern. Interne Dateiablagen ermöglichen es, dass berechtigte Personen die benötigten Unterlagen von jedem Computer der Schule abrufen können. Externe Cloud-Dienste machen die Unterlagen von jedem Computer mit Internetanschluss verfügbar. 

Mögliche Vereinbarungen 

  • Die SL lädt die Teammitglieder per E-Mail zu Sitzungen ein (inkl. Traktanden). 

  • Sitzungsprotokolle werden in die gemeinsame Dateiablage aufgeschaltet und müssen von den Lehrpersonen bis zur nächsten Sitzung gelesen werden. 

  • Wichtige Informationen werden durch die SL im internen Teamblog publiziert. Jede Lehrperson muss den Blog einmal pro Woche lesen. 

  •  … 

3. Umgang mit besonderen Personendaten 

Das Schulteam muss passende Austauschkanäle für unterschiedliche Informationen nutzen. Dabei muss auch im digitalen Raum immer die Datensensibilität berücksichtigt werden. 

  • Muss die E-Mail verschlüsselt werden, wenn ein Bericht über einen Lernenden weitergeleitet wird? 

  • Wie sicher ist der gemeinsame Austauschordner auf dem Schulhaus-Server? 

Es ist wichtig, dass bezüglich der Datenhandhabung und -weitergabe sowie der Sensibilität der Daten Absprachen und Vereinbarungen getroffen werden. Es muss vereinbart werden, für welche Informationen welche Kommunikationskanäle (nicht) verwendet werden sollen. 

Mögliche Vereinbarungen: 

  • bei Aussagen über Schülerinnen und Schüler in Mails keine vollständigen Namen nennen 

  • keine persönlichen Schülerinformationen in unverschlüsselten Mails versenden 

  • keine Therapieberichte in der Lehrerdateiablage, die für alle Lehrpersonen zugänglich sind 

  • … 

 

 

Umsetzungshilfen
Weblinks & Literatur