7.1 Digitale Werkzeuge für den Austausch von Informationen und Wissen

Der Austausch von Informationen und Wissen im Team wird in der Schule hauptsächlich im persönlichen Kontakt gepflegt. Die Tätigkeit des Unterrichtens ist eine komplexe Aufgabe, die nicht detailgenau verschriftlicht und weitergegeben werden kann. Digitale Technologien bieten die Chance, die Personen einfacher und/oder zielgerichteter in Kontakt zu bringen. Auch der Austausch von einfachen Informationen und Materialien kann durch digitale Technologien unterstützt werden.

Kommunikation: direkt/indirekt und synchron/asynchron

Bei Kommunikation, also dem gegenseitigen Austausch, kann zwischen verschiedenen Formen unterschieden werden:

Direkte und indirekte Kommunikation

Die direkte Kommunikation ist die ursprünglichste Kommunikationsform. Sie ist dadurch gekennzeichnet, dass die kommunizierenden Personen anwesend sind und immer unmittelbar auf die Kommunikation Einfluss nehmen. Man spricht hier von einer Face-to-Face-Kommunikation. Demgegenüber steht bei der indirekten Kommunikation ein Medium zwischen den Personen.

direkt:

Gespräch von Lehrpersonen im Lehrerzimmer

indirekt:

Brief, Telefongespräch, E-Mail-Austausch

synchrone und asynchrone Kommunikation

Kommunikation wird als synchron bezeichnet, wenn sich die beteiligten Personen zeitgleich der Kommunikation widmen. Demgegenüber erfolgt die asynchrone Kommunikation zeitversetzt. Eine schriftliche Nachricht muss nicht in dem Moment gelesen werden, in dem sie geschrieben wird. Der Leser entscheidet selbst, wann er lesen und antworten will oder kann.

synchron:

Gespräch im Lehrerzimmer, Telefongespräch, Online-Chat

asynchron:

E-Mail-Austausch, Austausch in einem Diskussionsforum im Internet

Digitale Werkzeuge für das Wissensmanagement

Es gibt eine Fülle an digitalen Werkzeugen, die der Kommunikation und damit auch dem Austausch von Informationen und Wissen dienen (können). Schulen, die ein bewusstes Wissensmanagement pflegen, benennen diese Werkzeuge und damit verbundene Regeln zur Nutzung explizit.

Untenstehende, unvollständige Auflistung stellt einige häufig eingesetzte Werkzeuge kurz dar:

E-Mail

E-Mail ist ein Werkzeug für die indirekte, asynchrone Kommunikation. Es kann zum Austauschen von einfachen Informationen und einzelnen Dokumenten genutzt werden. E-Mails sind für den spezifischen Austausch unter einzelnen Personen oder in kleinen Gruppen geeignet. Die Kommunikation per E-Mail ist sehr weit verbreitet. Dennoch oder vielleicht gerade deshalb ist es für Schulen wichtig festzulegen, wie und was via E-Mail kommuniziert werden soll (siehe Kap. 11: Wie wir kommunizieren).

Sonderformen von E-Mail-Kommunikation sind Newsletter und Mailing-Listen.

Newsletter dienen dazu, eine Gruppe von Personen mit Informationen per E-Mail zu versorgen. Nur berechtigte Personen dürfen Mails versenden, z.B. die Schulleitungspersonen.

In Mailing-Listen (Verteilerlisten) sind Personen eingetragen, die sich gegenseitig mit Informationen beliefern. Jedes Mitglied der Gruppe erreicht durch ein Mail an die Gruppe alle Mitglieder und empfängt alle E-Mails der anderen Mitglieder. Innerhalb von Schulen sind die Personengruppen, die miteinander kommunizieren, überblickbar, so dass sich das Einrichten von Mailing-Listen nicht lohnt.

(Internet-)Telefonie

Telefonieren wird in Volksschulen hauptsächlich für die Kommunikation mit Aussenstehenden genutzt. Es ist zwar denkbar, dass auch innerhalb von Schulanlagen telefoniert wird. Allerdings ist es da oft sinnvoller, die Lehrerkolleginnen und -kollegen persönlich aufzusuchen.

Die meisten Lehrpersonen verfügen über ein privates Mobiltelefon. Sie sind dadurch direkt erreichbar, per Anruf oder SMS. Die ständige Erreichbarkeit für schulische Anliegen hat für die einzelnen Personen Vor- und Nachteile. Schulen und deren Lehrpersonen sollten diese Vor- und Nachteile gegeneinander abwägen und für die interne Kommunikation einfache Verhaltensregeln definieren.

Bei der Internet-Telefonie (z.B. Skype) entscheiden die Personen selber, wann sie erreichbar sein wollen. Für andere Personen ist zudem ersichtlich, ob jemand erreichbar bzw. online ist. Bei Internet-Telefonie kann auch das eigene Videobild übermittelt werden, um dem Gefühl eines direkten Face-to-Face-Gespräches noch näher zu kommen. Für Internet-Telefonie sind ein Arbeitsgerät (Computer mit Mikrofon/Lautsprecher, Smartphone u.ä.) mit Telefonie-Software und eine Verbindung ins Internet notwendig.

Der Austausch per (Internet-)Telefon kann niederschwellig erfolgen, ist allerdings während des Unterrichts von Lehrpersonen in den allermeisten Fällen nicht möglich.

Chat

Chatprogramme ermöglichen es Personen, synchron zu kommunizieren, sich zeitgleich zu unterhalten. Wie bei der Internet-Telefonie entscheiden die Personen selber, wann sie erreichbar sein wollen. Wer online ist, kann niederschwellig kontaktiert werden. Chat ist geeignet für Situationen, in denen möglichst rasch wenige Informationen geteilt werden müssen. Auch dann, wenn ein telefonisches Gespräch nicht möglich ist, kann ein (Text-)Chat Vorteile bieten. Bei der Zusammenarbeit von Lehrpersonen spielen Textchats kaum eine Rolle.

Interne Website

Bei einer internen Website handelt es sich um Internetseiten, die nur für berechtigte Personen zugänglich sind. Hier werden Informationen, Dokumente, Agenda u.a.m. für den internen Gebrauch bereitgestellt. Schulen müssen klären, wer genau für welche Bereiche Lesezugang erhält und wer die Seiten bearbeiten und verändern darf.

Um die Komplexität für die Ersteller gering zu halten und den Aufwand für Wartung zu minimieren, könnte dafür ein Content Management System (CMS) eines externen Anbieters eingekauft werden. Die internen Seiten könnten auch als passwortgeschützter Bereich der Schulwebsite angelegt werden (siehe Kap. 11.4).

Blog & Wiki

Auch bei einem internen Blog oder einem internen Wiki handelt es sich um Internetseiten, die nur für berechtigte Personen zugänglich sind. Während die interne Website nur von leitungsverantwortlichen Personen mit Inhalt bestückt werden kann, werden bei einem Blog oder einem Wiki alle beteiligten Personen zu Autoren. Jede berechtigte Person darf eigene Inhalte einstellen. Es kann gegenseitig ergänzt oder kommentiert werden.

Bei einem Blog werden verfasste Beiträge in chronologischer Reihenfolge dargestellt. Auch diese Beiträge können von anderen Personen kommentiert werden.

In einem Wiki können alle Personen sämtliche gewünschten Inhalte erstellen, bearbeiten und in einer Struktur verankern. Wiki wird hier als exemplarisches Werkzeug für das gemeinsame, kooperative Erarbeiten von Inhalten aufgeführt. Selbstverständlich gibt es auch Werkzeuge diverser Anbieter, die ein Wiki-ähnliches, gemeinschaftliches Arbeiten ermöglichen.

Expertenverzeichnis

Ein Expertenverzeichnis ist kein eigentliches ICT-Werkzeug, sondern bezeichnet eine Methode im Wissensmanagement, die Experten in der Organisation sichtbar macht. Die Lehrpersonen pflegen dafür ein eigenes Personenprofil, in dem sie Spezialkenntnisse aus Beruf und Privatleben freiwillig aufführen. Erweiternd dazu nennen sie auf ihrer Profilseite auch Materialien, die sie zur Verfügung haben (z.B. Unterrichtsmaterialien, Sportgeräte, Bücher). Mit Hilfe der Suchfunktion oder dem gezielten Studium der Profile anderer können Lehrpersonen Kolleginnen und Kollegen auffinden, die über gesuchtes Know-how und Material verfügen. Im anschliessenden persönlichen Kontakt können Informationen, Wissen und Materialien ausgetauscht werden.

Oft ist es abschreckend für Lehrpersonen, ihre Materialien anderen Personen kommentarlos anbieten zu müssen. Mit der Methode des Expertenverzeichnisses wird zunächst nur transparent gemacht, was sie zu bieten haben. Die Weitergabe erfolgt im persönlichen Kontakt, was die Hemmschwelle deutlich senkt.

Als ICT-Werkzeuge können webbasierte Datenbanklösungen eingesetzt werden. Als niederschwellige Lösungen können genauso erfolgreich Profilseiten auf der internen Informationsplattform oder in einem geschlossenen Wiki eingesetzt werden. Ein wichtiges Kriterium für die Nutzung ist eine eingebaute Suchfunktion.

Teamagenda / Terminlisten

Der schulische Alltag wird durch viele Termine für Sitzungen, Besprechungen, Schulanlässe u.a. bestimmt. Oft kommen im Verlaufe des Jahres neue Termine hinzu oder langfristig festgelegte Termine müssen verschoben werden. Der Teamkalender verändert sich im Laufe der Zeit. Damit alle Mitglieder der Schule jederzeit auf die aktuelle, interne Schulagenda zugreifen können, ist es sinnvoll, einen digitalen Kalender einzurichten.

Es gilt zu bestimmen, welche leitungsverantwortlichen Personen Termine in die Agenda eintragen, verändern oder löschen dürfen.

Dateiablage

An Schulen herrscht ein reger Austausch von Materialien (siehe Kap. 7). Viele dieser Materialien liegen in Form von digitalen Dateien vor. Um einen organisierten Austausch mit mehreren Personen zu ermöglichen, wird ein internes Ablagesystem benötigt. Hier können Dokumente abgelegt, abgeholt und ausgetauscht werden. Die Nutzung der Dateiablage sollte auch ausserhalb des Schulareals möglich sein. So kann von jedem Ort mit Internetzugang gearbeitet werden, also auch von zu Hause aus.

Die interne Dateiablage kann auf einem Server innerhalb der eigenen Schule angelegt werden oder es wird Speicherplatz bei einem externen Cloud-Speicher-Anbieter erworben. Letzteres bietet den Vorteil, dass keine eigene Infrastruktur betrieben werden muss. Nachteilig ist allenfalls, dass die Benutzer separat administriert werden müssen. In jedem Fall müssen der Datenschutz und die Datensicherheit gewährleistet sein.

Es ist allerdings ein Irrglaube, das alleinige Bestehen der Ablage verbessere den Austausch. Es müssen Massnahmen ergriffen werden, damit die Dateiablage gewinnbringend genutzt werden kann (siehe Kap. 7.2).

Lernplattformen

Lernplattformen vereinen verschiedene oben aufgeführte Tools auf einer Plattform (Nachricht, Chat, Ablage, Termine etc.). Damit bieten sie den grosse Vorteil, dass die Mitarbeitenden einer Schule sich nur bei einem Dienst anmelden und diesen pflegen müssen. Zusätzlich sind die verschiedenen Werkzeuge miteinander verbunden und lassen sich kombinieren. Diese Lernplattformen können auf der Ebene der Schulorganisation als auch auf der Ebene der Klassen bzw. Schülerorganisation verwendet werden. Typische Beispiele sind Moodle oder Office365.