Die Entwicklung und Umsetzung des vorliegenden schulischen Kommunikationskonzepts der Schule Musterhausen sieht 4 Phasen vor:
1. Definition/Auftrag
Die Schulpflege Musterhausen beauftragte die «Arbeitsgruppe Schulisches Kommunikationskonzept» Anfang Juli 20XX mit der Entwicklung eines schulischen Kommunikationskonzepts (siehe Schulpflege-Beschluss vom XX.YY.ZZZZ im Anhang). Die Arbeitsgruppe besteht aus einer Vertretung der Schulpflege, der Schulleitung, des Lehrerteams sowie einem:r ICT-Verantwortlichen. Ihre Aufgaben und Pflichten sind im Auftrag der Schulpflege beschrieben (siehe Anhang).
2. Konzeption
Das vorliegende schulische Kommunikationskonzept wurde zwischen August 20XX und Mai 20XX von der Arbeitsgruppe «Schulisches Kommunikationskonzept» erarbeitet.
3. Implementierung
Mit dem Vorliegen des definitiven Konzeptes startet damit im Juni 20xx die Phase der Implementierung. Hierzu gehört die Kommunikation des Konzeptes sowie die laufende Umsetzung der geplanten Massnahmen (gemäss Kapitel 5 und 6).
4. Evaluation
Für das Jahr 20xx wird gemäss den Überlegungen in Kapitel 7 eine grössere Evaluation des schulischen Kommunikationskonzepts geplant. Hierbei wird der Erfolg der im Konzept festgelegten Kommunikation gemessen. Aufgrund der Ergebnisse der Evaluation wird überprüft, ob es eine erneute Weiterentwicklung des Kommunikationskonzeptes braucht.
Vorgehen
Überblick alle Projektphasen
Die Entwicklung und die nachfolgende Umsetzung des schulischen Kommunikationskonzepts erfolgen zunächst in den drei Phasen «Definition», «Konzeption», «Implementierung». Um dem permanenten Wandel gerecht zu werden, ist es allerdings unabdingbar, das bestehende Kommunikationskonzept in regelmässigen Abständen zu evaluieren und allenfalls anzupassen. Daher kann die Evaluation als vierte Phase definiert werden. Auf der Basis der Evaluationsergebnisse startet der Prozess wieder von vorne. So ergibt sich aus der Evaluation allenfalls wieder ein Auftrag und darauffolgende Konzeptions- und Implementierungsarbeit. Die folgende Abbildung zeigt einen Überblick über diese Phasen:
Die tatsächliche Entwicklung des schulischen Kommunikationskonzepts erfolgt in den ersten zwei Phasen «Definition» und «Konzeption». Gemäss der Abbildung wird das Konzept innerhalb der ersten beiden Phasen von der Arbeitsgruppe im Verlauf von 5 bis 12 Monaten erarbeitet.
1. Phase «Definition»
In dieser Phase erfolgt die Information der verschiedenen «Stakeholder» über das Ansinnen, ein schulisches Kommunikationskonzept zu entwickeln oder das bestehende Konzept zu aktualisieren. Der Ablauf der nachfolgenden Konzeptionsphase wird geplant und es werden die dazu notwendigen Ressourcen (finanziell und personell) bereitgestellt. Weiter werden die Arbeitsgruppe und allenfalls eine Steuergruppe besetzt.
Mit der Verabschiedung des Projektauftrags durch die Schulbehörde ist der Meilenstein 1 (M1) erfüllt und die Inhalte des Kapitels 1 des Konzepts sind erarbeitet. Für diese Phase sind 2 bis 3 Monate einzusetzen.
2. Phase «Konzeption»
In dieser Phase erfolgt die schrittweise Erarbeitung der Inhalte bis zum vollständigen schulischen Kommunikationskonzept. Dazu sind 3 bis 9 Monate einzusetzen und die Kapitel 2 bis 7 des Konzepts zu erarbeiten:
- Kapitel 2: Ausgangslage
In der Ausgangslage wird definiert, an wen sich das Konzept richtet, im Kontext welcher anderer Konzepte es gelesen werden soll und, wer an der Erstellung des Konzeptes beteiligt ist. Zudem sollten Angaben zum zeitlichen Horizont gemacht werden.
- Kapitel 3: Ist-Analyse
In der Analyse geht es darum, ein Bild der Ist-Situation zu erhalten. Analysen «Light» (Kap. 3.1) und allfällige ergänzende Analysen «Advanced» (Kap. 3.2) werden durchgeführt und ausgewertet.
- Kapitel 4: Strategie
Zur Strategie gehören das gemeinsame Kommunikationsverständnis, die Definition von Identitätsbotschaften und Zielgruppen, die Festlegung von Kommunikationszielen sowie Hinweise zur Bearbeitung von Fokusthemen. Alle Überlegungen münden am Schluss in die Erstellung einer Kommunikationsmatrix.
- Kapitel 5: Massnahmen
In diesem Teil werden aus den im Strategieteil definierten Eckpunkten prioritäre Massnahmen entwickelt und festgehalten.
- Kapitel 6 und 7: Implementierung und Evaluation
Implementierung und Evaluation des Konzepts werden hier geplant. Hierzu gehören die Festlegung der Verantwortlichkeiten, ein Zeitplan sowie das Budget für die Implementierung des entwickelten Konzepts in Phase 3. Zudem gilt es, eine sinnvolle Begleitkommunikation zur Einführung zu planen. In Kapitel 7 wird angegeben, wie die Kommunikationsziele und die definierten Massnahmen nach ihrer Realisierung in Phase 4 evaluiert werden können.
Mit der Verabschiedung des vollständigen schulischen Kommunikationskonzepts ist der Meilenstein 2 erreicht.
3. Phase «Implementierung»
Die dritte Entwicklungsphase ist in Kapitel 6 beschrieben. Ein wichtiger Meilenstein (M3) ist hier, dass die Mitarbeitenden der Schule als wichtige Kommunikationsakteure die für sie relevanten Teile des Kommunikationskonzepts kennen, verstehen, mittragen und sich in ihren Kommunikationsaktivitäten auch tatsächlich daran orientieren. Ebenfalls dazu gehört die Umsetzung der in Kapitel 5 definierten Massnahmen.
4. Phase: Evaluation & Neu-Auftrag
In dieser Phase werden die in Kapitel 7 definierten Evaluationen durchgeführt und beurteilt, inwieweit eine Überarbeitung des Kommunikationskonzeptes notwendig ist. Damit startet dann wieder Phase 1.