11.3 Digitale Kommunikation Eltern

Eine positive und offene Kommunikation zwischen Schule und Erziehungsberechtigten ist entscheidend für eine erfolgreiche Zusammenarbeit zum Wohl der Kinder und Jugendlichen. Ziel ist es, mit Blick auf eine optimale Förderung, Erziehung und Bildung der Schülerinnen und Schüler die Basis für eine beidseits als konstruktiv erlebte Zusammenarbeit von Schule und Elternhaus zu legen. Zwischen Eltern, Lernenden und Lehrpersonen soll eine Vertrauensbasis entstehen. Die Schule informiert die Eltern über die Absichten und Aktivitäten in Bezug auf das Schulhaus, die Klasse und auf das einzelne Kind. Dafür sind vielfältige Formen des Informationsaustausches möglich. Das Leitbild, das Schulprogramm und ein gesamtschulisches Kommunikationskonzept machen Aussagen zur Kommunikation und Kooperation mit den Eltern. 

Im § 54 des Volksschulgesetzes (VSG) steht: 

«Lehrpersonen und Eltern arbeiten im Rahmen ihrer Verantwortlichkeiten zusammen. Die Eltern werden regelmässig über das Verhalten und die Leistungen ihrer Kinder informiert. Sie informieren ihrerseits die Lehrpersonen oder die Schulleitung über das Verhalten ihrer Kinder und über Ereignisse in deren Umfeld, soweit dies für die Schule von Bedeutung ist.» 

Die Fachstelle für Schulbeurteilung, formuliert Qualitätsansprüche und Indikatoren für die Zusammenarbeit mit den Eltern (Link zur Fachstelle Schulbeurteilung, Bereich Schul- und Unterrichtsqualität). 

Es ist entscheidend, dass die Abläufe, Rollen und Inhalte der Zusammenarbeit mit den Eltern auf der Ebene der Klasse resp. des einzelnen Kindes klar beschrieben sind. Der Informationsfluss soll stufenspezifisch betrachtet und mittels direktem Kontakt und verschiedener Medien wahrgenommen werden. 

Medienvielfalt nutzen 

Die Kommunikation zwischen Eltern und Lehrpersonen kann mittels digitaler Medien (Telefon, E-Mail, Klassenblog oder Website) oder analoger Medien (Brief, Flyer oder Kontaktheft) stattfinden. Je nach Mitteilung oder Dringlichkeit bietet das eine oder andere Medium Vorteile. Hier ein paar Einschätzungen zu den digitalen Medien:  

Kommunikation mittels E-Mail 

Die Kommunikation mittels E-Mail ist in der Geschäftswelt wie auch im Privatbereich weit verbreitet. Wie bei jedem Medium gibt es auch bei der E-Mail-Kommunikation Regeln, die einen professionellen Auftritt unterstreichen. Dazu gehört die klare Trennung von geschäftlicher und privater E-Mailadresse. Die an der Schule angestellten Personen nutzen für die Kommunikation mit den Behörden, den Eltern und dem Schulumfeld ausschliesslich die von der Schule eingerichtete E-Mailadresse. 

Als Standard hat sich weitgehend der Aufbau «vorname.name[at]schule-musterhausen.ch» etabliert. 

E-Mails sollten sowohl mit einem lokalen Mailprogramm (E-Mail-Client) als auch via Webmail bearbeitet werden können. 

Für spezielle Funktionen werden eigene E-Mail-Konten eröffnet. Damit ist sichergestellt, dass bei einem Stellen- oder Funktionswechsel die wichtigen Kontakte und Mails noch greifbar sind. Beispiel dafür ist die Funktion der Schulleitung (schulleitung[at]schule-musterhausen.ch). 

Die schulische Kommunikation mit E-Mailadressen von kostenlosen Anbietern (@yahoo.de, @gmx.ch, @gmail.com, etc.) soll von der Schule ebenso untersagt werden wie das Beantworten von E-Mails nach dem Weiterleiten vom privaten E-Mail-Konto. 

Die 7 goldenen E-Mail-Regeln 

Effiziente und professionelle E-Mail-Kommunikation ist nur dann erfolgreich, wenn die wichtigen Grundregeln beachtet werden, wie die «7 goldenen E-Mail-Regeln»: 

• Strukturieren Sie Ihre E-Mails gut und übersichtlich, fügen Sie die Signatur bei. 

• Schreiben Sie das Wichtigste zuerst – möglichst schon in der Betreffzeile. 

• Schreiben Sie höflich und gepflegt, wie bei einem traditionellen Brief. 

• Schreiben Sie kurze, leicht verständliche Sätze, ohne Floskeln und Füllwörter. 

• Beantworten Sie E-Mails innerhalb von 24 Stunden – oder bestätigen Sie den Erhalt und nennen Sie einen Termin, bis wann Sie antworten. 

• Vermeiden Sie zu grosse Dateianhänge. (PDF-Dateien sind ideal, mehrere Dateien zippen.) 

• Wälzen Sie keine Probleme per E-Mail. Konflikte lösen Sie besser per Telefon oder im persönlichen Gespräch. 

(Quelle: Intranet Kanton Zürich) 

Die Schule kann das Dokument «Persönliche Erklärung zur Nutzung von Internet und E-Mail» von der Lehrperson unterschreiben lassen. Damit legt sie verbindliche Regeln für den Umgang mit Internet und E-Mail fest. Allenfalls ist das Dokument auch Bestandteil einer erweiterten Nutzungsvereinbarung. 

Die Arbeitszeiten der Lehrpersonen sind unregelmässig. Während der Unterrichtsphase werden die Lehrpersonen kaum zum Beantworten von E-Mails kommen. In die unterrichtsfreie Zeit fallen Korrektur- und Vorbereitungsarbeiten in unterschiedlichen Räumen. Dies ist nicht gleichzusetzen mit Arbeit am Computer. Diese Voraussetzungen gilt es für die Festlegung der Reaktionszeit zur Beantwortung von E-Mails zu berücksichtigen. Zudem soll die Reaktionszeit in den Ferien speziell geregelt werden. 

Die Kommunikation mit E-Mail gehört zur sogenannten «asymmetrischen» Kommunikation. Dies bedeutet, dass anders als z.B. beim Chat oder Telefon, die Kommunikation zeitverzögert stattfindet. Dementsprechend eignet sich dieses Medium nicht für «Notfälle» oder dringende Mitteilungen. Hierfür ist das Telefon vorzuziehen. 

Erreichbarkeit per Telefon (Festnetz, Handy) 

Die Kindergärten und Schulanlagen sind uneinheitlich mit Telefonanschlüssen und Apparaten ausgerüstet. Oft haben Kindergärten eine direkte Telefonnummer, während in den Schulen die Lehrpersonen nur übers Telefon im Vorbereitungs-, Lehrerzimmer oder via Schulleitung erreicht werden können.  

Internetanschlüsse ermöglichen grundsätzlich auch das Telefonieren übers Internet (VoiP). Dazu muss jedoch eine genügend grosse Bandbreite vorhanden sein. Dies ist mit einem «Schulen ans Internet»-Anschluss (SAI) nicht der Fall. SAI unterstützt mangels genügend grosser Bandbreite und der Sprachqualität VoiP nicht. 

Ein Handy oder Smartphone ist ein persönliches Gerät. Private Geräte verursachen bei der Lehrperson Erstehungs-, Abonnements- und Gesprächskosten. Falls die Erreichbarkeit per Handy vorausgesetzt, von der Schulleitung oder von den Behörden gewünscht wird, sollten die finanziellen Auslagen entschädigt werden. In einem Vertrag sollen die Kostenbeteiligung für den Erwerb und die Entschädigung für die Abo- und Gesprächskosten vereinbart werden. Zu bedenken ist in diesem Fall zudem, dass die Weitergabe von privaten Handynummern an Eltern von vielen Lehrpersonen abgelehnt wird. 

Alternativ kann die Schule Handys mit Prepaid-Karten zur Verfügung stellen. Sie verursachen keine Abokosten. Dennoch sind die Lehrpersonen per Anruf oder SMS erreichbar. Bereits jetzt ist es üblich, dass Schulen einzelne Geräte für Ausflüge oder für spezielle Ereignisse zur Verfügung stellen. Somit ist die Erreichbarkeit von Lehrpersonen z.B. bei Klassenausflügen oder speziellen Anlässen jederzeit gewährleistet.  

Publikationen im Web bzw. auf sozialen Netzwerkdiensten 

Soziale Medien sind Teil des «Mitmach-Webs»: Facebook, Instagram, Twitter, Blogs und viele andere mehr. Die Beiträge der Publizierenden und Kommentierenden sind ohne spezielle Schutzmassnahmen für einen grossen Personenkreis einsehbar. 

Bei einigen Anbietern bzw. Angeboten lassen sich die Publikationen durch ein Passwort schützen. Nur wer das Passwort kennt, kann die Inhalte sehen. Für Publikationen auf Klassenebene kann es durchaus angebracht sein, die Informationen so zu schützen, dass sie nur für die Eltern zugänglich sind. Aber Achtung: Einen absoluten Schutz gibt es nicht. Inhalte können kopiert und Zugangsdaten könnten an Unberechtigte weitergegeben werden. Besondere Personendaten haben daher auf solchen Plattformen nichts zu suchen.